Como as empresas financeiras estão enfrentando o desafio de compliance

Para muitas empresas financeiras em todo o mundo, os estágios iniciais da pandemia de COVID-19 se concentraram no desafio de se adaptar ao novo ambiente, com funcionários trabalhando e se comunicando remotamente em plataformas virtuais.

A América Latina foi uma das últimas regiões a serem afetadas pela pandemia e, devido à sua infraestrutura tecnológica desigual, a região enfrentou desafios logísticos. As empresas enfrentaram o momento por meio de um esforço conjunto das equipes de compliance, front office e tecnologia. Foi uma resposta inicial impressionante a fim de garantir que os funcionários tivessem uma comunicação eficaz e segura que permitisse a continuidade das comunicações de vigilância.

A necessidade repentina de soluções de trabalho remoto para uma proporção tão grande de grupos de funcionários alimentou um desafio já existente de criar em toda a empresa canais de comunicação em conformidade. A pandemia exacerbou o problema, mas não o criou. O cerne do problema para muitas firmas de serviços financeiros que operam na América Latina tem sido a necessidade de combinar as demandas dos reguladores por integralidade – capturando todas as comunicações dos funcionários (internas e externas) – com a prática da região de usar o WhatsApp, um canal de criptografia ponta a ponta. As empresas de serviços financeiros têm lutado com os requisitos conflitantes de regulamentação e prática de negócios há algum tempo.

Muitas empresas têm tentado enfrentar esse desafio contando com plataformas de arquivamento internas ou, em alguns casos, explorando a possibilidade de migrar para serviços em nuvem e analisando os pontos fortes e fracos dos provedores de comunicação corporativa.

Nos últimos anos, o WhatsApp se tornou extremamente popular – é gratuito, global, requer apenas uma conexão wi-fi e é seguro – e, como resultado, os clientes querem usar a plataforma para comunicar ordens e mensagens de vendas. Isso criou um desafio de conformidade para as empresas de serviços financeiros: integrar as comunicações do WhatsApp em seu sistema de monitoramento ou potencialmente perder a capacidade de fazer transações com essas contrapartes.

As vantagens da plataforma significam que ela funciona muito bem para uma força de trabalho flexível e móvel, e se tornou a norma cultural para muitas empresas. Isso foi reforçado pela preferência da América Latina pela comunicação verbal em vez do texto. Seja por meio de chamadas de voz ou vídeo ou troca de mensagens de áudio, a flexibilidade do WhatsApp com esses aplicativos leva os clientes a usarem a plataforma – que em quase todos os casos não está em conformidade – para se comunicar com vendedores, traders e gestores de ativos.

E não são apenas as empresas de serviços financeiros globais que enfrentam essa demanda regulatória por integralidade: tanto para empresas globais que operam na região, quanto para pequenas empresas domiciliadas em uma jurisdição latino-americana, aplicam-se regulamentações locais e globais.

Para ajudar a preencher a lacuna de conformidade entre a política corporativa e a tecnologia, a Bloomberg fez recentemente uma parceria com a TeleMessage, líder em soluções de mensagens móveis. A TeleMessage permite que as empresas integrem uma versão do WhatsApp em conformidade corporativa em sua estrutura de vigilância. Assim, as empresas podem vigiar e arquivar todas as formas de comunicação do WhatsApp – sejam arquivos de texto, áudio ou vídeo. Esses arquivos de comunicação do WhatsApp podem ser inseridos na instalação de armazenamento de arquivo do Vault e integrados com quaisquer outras formas de comunicação interna e externa (e-mails, telefonemas e dados de outras plataformas, como Microsoft Teams ou mensagens instantâneas Bloomberg).

Isso significa que os dados do WhatsApp podem cada vez mais se tornar parte de uma estrutura de supervisão para que as empresas gerenciem e monitorem todas as comunicações de funcionários exigidas pelas regulamentações.

Por meio de tal implementação estratégica, o WhatsApp não é mais um obstáculo entre o cumprimento das regulamentações que regem as comunicações dos funcionários e a maneira como os clientes preferem se comunicar com as empresas. Agora, as empresas podem implementar políticas de compliance reativas e tradicionais, bem como explorar o potencial de estratégias de conformidade novas, inovadoras, detectivas e integradas.

As empresas também podem usar esses novos sistemas de tecnologia para adotar uma abordagem proativa no monitoramento da comunicação em toda a empresa. É como ligar uma câmera de segurança – monitoramento automatizado de dados de toda a empresa para campos pré-determinados a fim de alertar as conpanhias sobre possíveis violações de conformidade em tempo real. Por exemplo, sinalizadores automatizados de monitoramento de exceções podem indicar possíveis problemas relacionados a abuso de mercado, proteção de dados ou até mesmo problemas de conduta de funcionários, e enviá-los aos supervisores de compliance para revisão. Nesse ponto, essas estratégias proativas são reforçadas com pesquisas tradicionais de dados para ver se tais sinalizadores são um risco ou ameaça para a empresa investigar mais. Essa estratégia ajuda a evitar que os problemas se tornem violações e que quaisquer violações potenciais se tornem graves.

O investimento em novas ferramentas de comunicação não ajudará apenas no atual desafio da pandemia: com os escritórios em toda a América Latina ainda pouco povoados e o trabalho remoto ainda sendo uma característica dominante da vida empresarial, há menos conversas cara a cara. Portanto, o volume de dados de comunicação digital de funcionários que está sendo criado é enorme. Isso aumenta o desafio – mas também a oportunidade – de estruturas de conformidade proativas.

No entanto, esses novos sistemas tecnológicos também fornecerão à organização recursos de conformidade com as melhores práticas em ambientes operacionais, garantindo que as comunicações entre funcionários, clientes e reguladores sejam seguras, monitoradas e usadas de forma proativa para gerar consciência sobre quaisquer problemas que possam surgir.

O aumento do trabalho remoto, bem como os padrões aprimorados de conformidade em torno do monitoramento dos dados de comunicação digital dos funcionários, certamente não são um fenômeno passageiro. As empresas que podem demonstrar que têm controles em tempo real implantados para monitorar as comunicações internas e do cliente, e podem ser configurados para destacar ou evitar que conjuntos de dados sejam movidos – seja externamente ou internamente – estarão à frente da agenda orientada para o compliance.

Essas melhores práticas que estão sendo reforçadas por meio dos desafios práticos da atual pandemia de COVID-19 vão perdurar – exigidas tanto por equipes de gestão e reguladores cada vez mais vigilantes. Na verdade, é provável que a tendência na América Latina vá para níveis ainda mais altos de controle de dados digitais. O Brasil introduziu recentemente sua própria versão das leis de proteção de dados digitais da Europa, e espera-se que outros países da região o sigam.

As demandas sobre as equipes de compliance para poder monitorar e gerenciar a questão do monitoramento abrangente da comunicação só vão crescer.

A pandemia de coronavírus está mais uma vez destacando para as equipes de compliance de serviços financeiros em toda a América Latina que, embora a crise sempre traga desafios, também traz oportunidades.

Agende uma demo.