Integração do Excel com o fluxo de trabalho da tesouraria

O Excel é uma boa ferramenta para ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho e muitos reconhecem isso. Segundo a McKinsey & Co., as planilhas são usadas como principal sistema de gestão por quase metade dos tesoureiros que administram menos de 10 bilhões de dólares.

Por que o Excel é tão popular? Por sua universalidade e facilidade de uso. O programa oferece flexibilidade para fazer mudanças rápidas e fáceis. Sua funcionalidade é intuitiva o suficiente para iniciantes e avançada o bastante para usuários com necessidades mais complexas. As planilhas são fáceis de compartilhar por toda a organização e além dela.

No entanto, o Excel não pode desempenhar todas as funções de um sistema de gestão de tesouraria (Treasury Management System, TMS) dedicado. Em seminário transmitido recentemente pela internet, Meg Waters, editora-chefe de tesouraria e risco, e Shan Anwar, líder de tesouraria corporativa da Bloomberg, discutiram como aproveitar melhor seus recursos complementares.

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Onde o Excel deixa a desejar

Todas as vantagens do Excel podem se tornar fragilidades se não utilizadas adequadamente. Sua flexibilidade significa que as informações não são controladas, e não é fácil acompanhar e analisar as mudanças. Sua funcionalidade intuitiva significa que qualquer pessoa pode usá-lo, mas, com frequência, são necessários controles e restrições para proteger informações confidenciais. O compartilhamento também é outro nível de risco, com dados que podem ser corrompidos.

O aspecto mais frágil do Excel é sua dependência dos dados inseridos. É fácil inserir informações erradas e os resultados podem ser prejudiciais. Por exemplo, os economistas de Harvard, Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff, cometeram um erro notório de omissão no Excel. A exclusão de cinco países de suas planilhas comprometeu a análise de crescimento do PIB, resultando em médias erradas. A imprecisão lançou dúvidas sobre o raciocínio por trás das medidas de austeridade adotadas por países europeus.

Evitar esses problemas requer uma manutenção que consome tempo. Por exemplo, um cliente que usa o Excel para ter visibilidade do caixa precisaria acessar todos os saldos bancários e baixar, consolidar e conciliar os dados em uma planilha. Um funcionário teria que dedicar metade de sua jornada de trabalho, ou quatro horas, a esse processo. A implementação de uma ferramenta como a SWIFT pode reduzir esse tempo para apenas cinco minutos diários, tempo necessário para acessar o painel e olhar a tela.

Melhores práticas ao utilizar Excel com TMS

Apesar de suas limitações, o Excel tem papel importante no fluxo de trabalho da tesouraria. Só precisa ser usado da forma certa. Sua integração com um verdadeiro TMS ajuda a suprir suas vulnerabilidades.

Documentação é fundamental. Uma organização que consegue registrar melhor o uso de suas planilhas tem muito mais controle sobre o fluxo de informações. Cada planilha deve incluir uma capa padronizada detalhando autores, objetivos, fontes de dados, instruções sobre como navegar e implementar as informações, etc.

Automação é útil. Sempre que os dados fluem automaticamente para uma planilha, o risco de erros na inserção de dados diminui. Essa etapa é a principal vantagem de integrar o Excel a um TMS verdadeiro.

O Excel pode ser uma parte do fluxo de trabalho de gestão de caixa, mas, em muitos casos, não é eficiente nem eficaz o suficiente para gerenciar todo o processo. Os tesoureiros devem buscar um sistema que possa ajudá-los a reduzir sua dependência das planilhas. Felizmente, hoje existem soluções de TMS disponíveis para fazer exatamente isso por um investimento relativamente pequeno.

Artigo publicado originalmente em novembro de 2015

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